הפחתת העלויות בהנגשת מסמכים

נתחיל בהתחלה 

בין אם אתם ארגון ממשלתי, עמותה, עסק קטן או תאגיד – אם יש לכם מסמכים באתר (PDF, Word, Excel), הם חייבים להיות נגישים לפי תקנות נגישות השירות (2008) והתקן הישראלי 5568 חלק 2, בדיוק כמו שאר תוכן האתר.

למה בכלל להנגיש מסמכים?

יש מספר סיבות אבל אם נודה על האתר רובנו מנגישים כדי לעמוד בחוק. בנוסף לזה יש גם את הסיבות הבאות:

1. שוויון זכויות – אדם עם מוגבלות לא צריך לבקש עזרה כדי לקרוא מסמך.
2. הימנעות מתביעות – תביעה בגין אי נגישות של מסמך עלולה לעלות לעשרות אלפי שקלים.
3. SEO וחוויית משתמש – גם מנועי חיפוש "מבינים" מסמכים נגישים טוב יותר.

אילו מסמכים צריך להנגיש?

• כל מסמך שמוצג באתר ואינו נועד לשימוש פנימי בלבד.
• מסמכים מסוג:
• PDF
• Word
• Excel
• PowerPoint
• מסמכים באזור האישי (כגון חשבוניות, קבלות) חייבים להיות נגישים.
• גם מסמכים שמתחוללים באופן אוטומט ולא באמת קיימים למשל הורדת מצב העובר ושב שלי כקובץ PDF או אקסל חייב להיות נגיש מראש.
• דוחות שעולים לבורסה גם חייבים להיות נגישים.

איך הופכים מסמך לנגיש?

להנגיש מסמך זה יכוללהיות כאב ראש לא קטן בייחוד אם אין ידע בנושא. אני אנסה להמחיש כאן בקטנה מה חשוב שיהיה.

א. מסמכי Word / PowerPoint:

• שימוש בכותרות מובנות (Heading 1, Heading 2 וכו').
• טקסט חי, ללא טקסטים כתמונה.
• תיאור לתמונות (Alt Text).
• סדר נכון של תוכן – שמירה על היגיון בקריאה.
• קונטרסט צבעים תקין.
• שימוש בטבלאות רק לצורך נתונים, לא פריסה.

ב. קובצי PDF:

• עדיף לייצא מתוך קובץ Word נגיש.
• שימוש ב־"תגיות" (Tags) – זיהוי כותרות, פסקאות, טבלאות וכו'.
• בדיקת סדר קריאה (Reading Order).
• תיאור לתמונות.
• קובצי PDF סרוקים אינם נגישים – יש להפוך אותם לטקסט חי.

ג. קובצי Excel:

• טבלאות פשוטות וברורות.
• תיאור כללי של מהות הגיליון.
• סימון כותרות טורים.
• אין למזג תאים אם אין צורך.

איך לחסוך בעלויות?

הנגשת מסמכים עולה לרוב בין 15–30 ש"ח לעמוד. מדובר בעלויות מאוד יקרות שחשוב לקחת בחשבון. אנחנו ממליצים לנקוט את הצעדים הבאים כדי לצמצם את העלויות:

1. מיפוי כל המסמכים באתר – המטרה היא לפריד בין מסמך שקיים באתר לפני אוקטובר 2017 (מסמך זה נקרא מסמך ישן) לבין מסמך שעלה אחרי אוקטובר 2017 (מסמך זה נקרא מסמך חדש). כל מסמך ישן אינו צריך להיות נגיש אלא אם הוא קריטי צורך קבלת השירות למשל חוזה שצריך לחתום עליו.
2. בדיקת המסמכים – האם המסמכים רלוונטים עדין או שאפשר להסיר אותם מאתר. זכרו כל מסמך חדש (לפי הסעיף הקודם) באתר צריך להיות נגיש. מניסיוננו בדיקה כזאת יכולה לחסוך לכם אלפי שקלים.
3. המרת המסמכים לדף אינטרנט – אחרי שצמצמנו את המסמכים שצריכים להיות באתר נבדוק עכשיו האם אפשר להמיר אותם לדף אינטרנט ובכך נחסוך את ההנגשה שלו כקובץ והוא יונגש במסגרת האתר?
4. תשלחו להנגשה רק מסמכים שהם סופיים בהחלט. כל שינוי עלול לעלות לכם הרבה כסף.
5. הנגשה של מסמכי וורד מאפשרת ביצוע תיקונים ושמירה על ההנגשה גם לאחר ההנגשה.
6. אם יש לכם מסמכים שהם בפורמט וורד – דברו איתנו ונעזור לכם לחסוך לא מעט.

כלים שימושיים לבדיקה ראשונית

• Accessibility Checker – ב-Word ו-PowerPoint.
• PAC 2024 – כלי חינמי לבדיקה אוטומטית של PDF.
• NVDA או JAWS – קוראי מסך לבדיקה אנושית.

לסיכום

הנגשת מסמכים היא חלק מהתנהלות אחראית ומכבדת, והיא גם חכמה עסקית. מסמכים מונגשים מבטיחים שלקוחות, עובדים ומשתמשים מכל הסוגים יכולים לקבל את המידע, להבין אותו, ולהשתמש בו – כמו כולם.

צריכים להנגיש את המסמכים שלכם?

דברו איתנו ונעשה הכל כדי שתוכלו לחסוך בעלויות ולעזור לכם להנגיש במהירות תוך עמידה בתקנים.

דניאל - 050-862-3993